マイナンバーヒヤリング項目


マイナンバーヒヤリング項目を記入いただくことで対応準備の状況が整理できます。

まだ準備がこれからという企業が多いのが実情です。

基本方針の策定

※特特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定し、従業者に周知徹底することが重要である。(必須)

現在、基本方針を定めていますか
 □ 定めていない      □定めている 

 

苦情処理窓口を決めていますか?

 □ 定めていない      □定めている 

部署名(     ) 

取扱規程の策定(組織的安全管理措置)

※取扱規程は就業規則とともに全社員に周知しなければなりません。(必須)

雇用管理情報責任者(御社の特定個人情報と従業員の情報の管理責任者)を決めてください
 □ 定めていない      □定めている

※中小規模事業者は取扱等を明確化する。

特定個人情報等取扱事務の範囲の明確化

自社で行うか業務委託するかも決めます

※自社で行う場合は担当部署も決めてください

業務委託するのであれば委託先名と委託先の 部署を確認してください

例:自社 人事部

例:委託先 〇〇事務所○○部

年末調整事務
 □ 自社(    )部門    □ 委託先(       )

源泉徴収票・給与支払報告書発行

 □ 自社(    )部門    □ 委託先(       )

支払調書作成

□ 自社(    )部門    □ 委託先(        )

社会保険手続き 

 □ 自社(    )部門    □ 委託先(        )

雇用保険手続き

 □ 自社(   )部門     □ 委託先(       )

個人番号の取得・本人確認の方法

(従業員等、雇用にかかる個人番号事務について) 

個人番号の取得・本人確認はどのような方法を採用しますか

 □ システム    □ 対面    □ 郵送

 □ 業務委託先(                )へ委託

個人番号の取得・本人確認の方法

(支払先にかかる個人番号事務について) 

個人番号の取得・本人確認はどのような方法を採用しますか

 □ システム    □ 対面    □ 郵送

□ 業務委託先(                       )へ委託

 

個人番号の取得場所・担当者

 

 

 

 

個人番号の取得場所・担当者

個人番号の取得場所・それぞれの担当者を決めてください

 □ 本社一括 → (      )部門

 □ 各部門  → (    ) →(      )部門

                

 □ 支社 → (   ) → (        )部門

  例:各支店長   →     人事部  

 □ 各拠点  → (   ) →        )部門

  例:各店舗長   →     人事部  

 □ 業務委託先(                )

個人番号の保管ルール

個人番号関係の書類、特定個人情報ファイルは廃棄・削除を前提に保管しますか

 □ 廃棄を前提とした年代管理

個人番号の保管方法

個人番号、特定個人情報はどのように保管しますか

 □ システム等のデータベース

 □ エクセル等のファイル

 □ 書類     

 □ その他(                                             )

個人番号の取扱いについての記録方法

 

※取得、保管、利用、提供、削除・廃棄ごと、 

入社から退職、年末調整等の各シーン毎に記録します

個人番号の取扱いの記録方法を決めましたか

 □ 取扱記録簿

 □ システムの アクセスログ  

 □ その他(                             ) 

個人番号の廃棄

 

 廃棄手段・記録手段       

※復元できないような手段で廃棄または削除

削除の記録も残す

書類の場合

 □ シュレッダーと取扱記録簿

 □ 業者等の溶解または焼却とその証明書 

データ(機器等)の場合

 □ データ削除ソフトウェア 

 □ 業者等の証明書

 □ 自社で物理的破壊 

個人番号事務取扱担当者

(従業員等、雇用にかかる個人番号事務について) 

例:人事部

例:委託先 〇〇事務所○○部

 

 

 

個人番号事務取扱担当者    

事務取扱担当者の管理責任者 例:人事部長

    (                     )

本人確認書類回収担当者

    (          )部門             )部門

本人確認担当者

   (         )部門  

入力担当者

    (                      )部門  

保管担当者

   (                      )部門 

廃棄・削除担当者

   (                      )部門 

技術的安全管理措置

ウイルス対策ソフトを導入し、最新のバージョンアップの情報を受け取れるようになっていますか

  □ 対応済み    □ これから対応する

ID・パスワードを設定してアクセス制限しましたか 

  □ 対応済み    □ これから対応する

特定個人情報を送受信する際の通信経路の暗号化できる環境を準備しましたか

  □ 準備済み    □ これから用意する

OS・ウイルス対策ソフトを最新状態に保つよう自動更新機能を有効にしていますか

  □ 対応済み    □ これから対応する

社内の全てのPCID・パスワードを設定し、スクリーンセーバー等も設定していますか

  □ 対応済み    □ これから対応する

個人番号の利用状況を確認するタイミング

事務取扱責任者が定期的に取扱記録を確認するよう定めましたか

 □ 毎月1回 (        )日頃      

 □ その他 (                              ) 

 

貴社名

 

ご担当者

 

 

 

 

お問合せ先

社会保険労務士小野事務所

北九州市八幡東区昭和2丁目6-1-402

電話093-863-7618 fax093-651-7739


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